I když dnes je digitalizace běžnou součástí většiny firem, stále existuje mnoho mýtů a nejasností spojených s tímto pojmem. V tomto článku se zaměříme na ty nejčastější mýty ohledně digitalizace, které brzdí pokrok v oblasti HR v rámci firem a organizací.
1. Papírový dokument je spolehlivější než elektronický
Není, tento mýtus vznikl ze zakořeněných zvyků a nedostatku informací. V souladu s českým právním řádem je „písemností“ i elektronický dokument, tedy text zaznamenaný graficky, bez ohledu na formu. Správně vytvořený elektronický dokument přináší několik výhod oproti papírové verzi:
- Zajišťuje nedotčenost dokumentu, protože každá změna je snadno identifikovatelná.
- Poskytuje ověřitelné informace o autorovi dokumentu, což není u papírových dokumentů tak snadné.
- Díky použití časového razítka je jasné, kdy byl dokument vytvořen nebo podepsán, což je u papírových dokumentů obtížné dosáhnout.
2. Naši zaměstnanci nejsou technicky zdatní a nezvládnou to
Pokud si zaměstnanci umí např. přečíst e-mail, objednat jídlo, komunikovat s e-shopem či s bankou ze svého mobilního telefonu, zvládnou i digitalizaci procesů – například elektronické podepisování dokumentů.
Zkušenosti z firem naopak ukazují pozitivní přijetí ze strany zaměstnanců, kteří oceňují, že mají ke svým dokumentům neustálý přístup, a především podpis dokumentů mohou realizovat odkudkoliv a kdykoliv. Nezáleží, zda jsou v práci, nemocní nebo na služební cestě.
3. Digitální dokument na úřadě neuznají
Předložíte-li papír, budou úřady zjišťovat přítomnost razítka a podpisu, případně jejich pravost. Nikdo nebude kontrolovat, ve které skříni dokument ležel a jestli tam byl umístěn správnou procedurou. S elektronickými dokumenty je tomu podobně. Legislativní požadavky se týkají vlastností dokumentů, nikoliv vlastností archivů.
Nařízení o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru (e-IDAS) jednoznačně říká, že není možné odmítnout dokument jen proto, že je v elektronické formě, a nařízení má přednost i před případnou lokální zákonnou úpravou. V reálném světě je podpora elektronických dokumentů či informací evidovaných v elektronické podobě běžná.
4. Dokument nelze zaměstnanci poslat mailem
To platilo dříve, s novelou zákoníku práce však tato překážka odpadla. Nyní je možné, aby si zaměstnanec určil soukromý mail, na který lze písemnosti doručovat. Navíc platí, že v případě tohoto způsobu doručení se uplatňuje fikce doručení s lhůtou patnácti dní.
5. Kontrola si na nás smlsne
Nesmlsne. Úřední kontrola není zaměřena na to, aby si na někom smlsla, ale aby ověřila faktické skutečnosti na základě požadovaných dokumentů. Co se týče těchto dokumentů, platí, že elektronická i papírová forma jsou si před zákonem rovny. S kontrolorem se můžete na přátelské bázi dohodnout, že mu z praktických důvodů smlouvy vytisknete, ale právní nárok na to nemá.
6. Budeme muset nahradit stávající systém jiným
Digitalizace není o tom, že by měla přijít a zničit to, co už máte, a začít vás stavět před nové, složité výzvy. Právě naopak. Digitalizace využívá toho, co již máte a co běžně používáte. Nové prvky jsou samozřejmě nezbytné, ale klíčové je zdokonalení, zjednodušení práce a úspora času a peněz.
Hlavním cílem je automatizace procesů a doplnění digitálních prvků, jako je elektronický podpis, digitální archiv dokumentů nebo elektronické formuláře pro státní správu.
7. Platnost elektronického podpisu vyprší a tím smlouva skončí
Platnost elektronických prvků (podpisy, pečetě, razítka) na dokumentech je opravdu časově limitována na rok, tři nebo šest. Nicméně to neznamená, že platnost celého dokumentu po uplynutí doby „vyprší“. Je důležité rozlišovat mezi technickou a právní platností. I když platnost technických certifikátů či podpisů vyprší, právní platnost dokumentu zůstává nedotčena – smlouva zůstává platná, kontrakt zůstává platný a povinnosti a závazky zůstávají v platnosti.
To, co se mění, je možnost prokázat platnost podpisu a vaše pozice při soudním sporu. Pokud jsou podpisy na dokumentu platné a navíc kvalifikované, pak máte jasný důkazní materiál. Pokud však platnost podpisů vyprší a vy dokumenty důvěryhodně nearchivujete v souladu s nařízením eIDAS, může být pro vás obtížnější prokázat svou pozici při soudním sporu.
8. Skenování je už přeci digitalizace
Není, pokud dokumenty skenujete, pak je i vytváříte, rozesíláte, vybíráte, archivujete a investujete zbytečný čas a práci, jejíž odstranění je právě cílem digitalizace HR procesů. Uložení naskenovaného dokumentu do elektronické složky zaměstnance je pomyslným vrcholem tohoto procesu.
Cílem digitalizace je, aby papírové dokumenty vůbec nevznikaly a těm digitálním jste mohli věřit stejně jako těm papírovým. Skenování přináší mnoho úkonů, ale jen minimum výhod.
Digitalizace šetří váš čas, snižuje náklady na provoz i vaši uhlíkovou stopu.
Víme, že práce HR není o papírování, ale o péči o zaměstnance. Automatizací HR procesů ušetříte mnoho hodin rutinní práce.
Digitalizovat personální procesy znamená mít více času na vše a my jsme připraveni vám ukázat, jak dosáhnout této svobody ve správě mzdových a personálních procesů.
V Nuggetu se této problematice intenzivně věnujeme a věříme, že díky našim bohatým zkušenostem s digitalizací (nejen) HR oddělení ve firmách různých velikostí Vám můžeme být tím správným průvodcem a partnerem na cestě k digitalizovanému personálnímu oddělení.
