Služba 2.12. Seznam zaměstnanců na Portálu ČSSZ
Služba 2.12 Seznam zaměstnanců na ePortálu ČSSZ je klíčový on-line nástroj určený pro zaměstnavatele, který slouží k synchronizaci jejich interních mzdových dat s evidencí České správy sociálního zabezpečení v souvislosti s přechodem na JMHZ.
Hlavní funkce a účel:
Služba umožňuje zaměstnavateli získat přehled o všech svých zaměstnancích, kteří jsou u ČSSZ vedeni. Hlavním cílem je získání dvou zásadních údajů, bez kterých nelze od 1. 4. 2026 podat měsíční hlášení:
- OIČ (Osobní identifikační číslo): Unikátní identifikátor každého zaměstnance v systému sociálního zabezpečení.
- ID PPV (Identifikátor pracovněprávního vztahu): Unikátní číslo konkrétního pracovního poměru, dohody nebo jiného vztahu.
Jak služba funguje:
- Přístup: Zaměstnavatel (nebo pověřená osoba) se přihlásí do ePortálu ČSSZ prostřednictvím Datové schránky nebo Identity občana.
- Generování dat: Služba vygeneruje aktuální seznam zaměstnanců k určitému datu.
- Export do CSV: Výsledný seznam lze stáhnout ve formátu CSV, který bude možné následně importovat do mzdového softwaru Nugget pro hromadné „napárování“ kmenových dat zaměstnanců.
Specifické příjmy
Odložený příjem:
- Postup pro DOHLEDÁNÍ již SKONČENÉHO ZAMĚSTNÁNÍ, které bylo v minulosti na ČSSZ registrováno.
- Hlášení zúčtovaného příjmu ze závislé činnosti po skončení PPV je nutné vždy navázat na existující PPV. Každý otevřený nebo již skončený PPV, který je/byl zaevidován v systémech ČSSZ, má vždy přidělené ID PPV. Pokud zaměstnavatel potřebuje dohledat ID PPV, případně i zjistit, zda již byl tento PPV historicky na ČSSZ zaevidován, má dvě možnosti, jak to zjistit:
- Pokud se jedná o PPV, který byl platný (otevřený) alespoň 1 den v období posledních 10 let (tj. v roce 2026 v období od 1. 1. 2016 dále) → zaměstnavatel zjistí ID PPV prostřednictvím služby 2.12 Seznam zaměstnanců na ePortálu ČSSZ, kde si jej může zobrazit a stáhnout ve formátu CSV.
- Pokud se jedná o PPV, který dle výše uvedeného pravidla spadá svou platností do staršího období (tj. v roce 2026 do období před rokem 2016) → zaměstnavatel zjistí ID PPV individuálně prostřednictvím příslušné OSSZ.
- Pokud nebude PPV v systémech ČSSZ nalezen, a to ani ve službě 2.12 Seznam zaměstnanců, ani na základě vyhledávání OSSZ, znamená to, že PPV nebyl na ČSSZ evidován. V takovém případě musí zaměstnavatel daného zaměstnance a jeho PPV standardně přihlásit přes REGZEC Akce Nástup a obdrží ID PPV.
- DOPLNĚNÍ povinných REGISTRAČNÍCH ATRIBUTŮ v případě hlášení ODLOŽENÉHO PŘÍJMU
- Hlášení zúčtovaného příjmu ze závislé činnosti po skončení PPV vyžaduje doplnění povinných údajů, které jsou v daném období standardně požadovány v rámci registračního procesu. Chybějící informace se doplní obdobně jako u aktivních zaměstnanců a jejich PPV.
- ZÚČTOVÁNÍ ODLOŽENÉHO PŘÍJMU ze závislé činnosti, kdy službou 2.12 Seznam zaměstnanců NENÍ DOHLEDÁN PPV, ke kterému se tento vztahuje.
- Pokud PPV (z období před 1.1.2026) není v registru dohledán, je nezbytné zajistit jeho doregistraci, aby bylo možné odložený příjem hlásit.
- V těchto situacích je nutné využít fiktivní registraci PPV, která v registru vytvoří záznam o existenci pracovněprávního vztahu. Protože však takový vztah ve skutečnosti neexistuje a jde pouze o vytvoření technické stopy, je žádoucí, aby byl tento záznam neprodleně také ukončen.
- Z tohoto důvodu je přípustné podat současně podání „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání“ a „Registrace zaměstnance – Skončení zaměstnání“. Obě informace lze uvést v rámci jediného podání.
- Tímto postupem vznikne v registru skončený PPV s ID zaměstnání, který následně umožní podat hlášení odloženého příjmu v souladu s požadavky JMHZ.
Vyplácení deputátů
Pro správnou evidenci a vykazování vyplácených deputátů je opět důležité, zda byl zaměstnanec registrován či nikoli.
Varianty:
- Vyplácí-li deputát zaměstnavatel zaměstnanci s otevřeným PPV, nová registrace neprobíhá, deputát se zúčtuje v rámci existujícího PPV.
- Vyplácí-li deputát zaměstnavatel „zaměstnanci“ se skončeným PPV, pak v případě že zaměstnavatel DOHLEDÁ příslušný PPV službou 2.12 Seznam zaměstnanců, případně jinak, registrace neprobíhá a příjem hlásí prostřednictvím odloženého příjmu.
- Vyplácí-li deputát zaměstnavatel „zaměstnanci“ se skončeným PPV a zároveň se mu prostřednictvím služby 2.12 Seznam zaměstnanců, nepodaří dohledat ukončený PPV pak je třeba zaměstnance znovu dohlásit.
Náhrada za ztrátu výdělku
Postup:
- Vyplácí-li náhradu zaměstnavatel zaměstnanci s otevřeným PPV, nová registrace neprobíhá, náhrada mzdy se zúčtuje v rámci existujícího PPV.
- Vyplácí-li náhradu zaměstnavatel „zaměstnanci“ se skončeným PPV, pak je třeba existenci ID PPV ověřit službou 2.12.
Výplata svědečného v JMHZ
Svědkovi, který se dostaví k soudu nebo jinému orgánu (např. policii) podat svědeckou výpověď, náleží tzv. svědečné. Jde o zúčtovaný příjem ze závislé činnosti, který je nutné hlásit prostřednictvím JMHZ. Příslušný soud či jiný orgán se tím stává zaměstnavatelem a svědek zaměstnancem.
Podání svědecké výpovědi je pro svědka většinou jednorázovou záležitostí, zpravidla proběhne v jediný den, na který je předvolán. Jedná se tedy o velmi krátké PPV, u nichž je přípustné podat podání „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání“ a „Registrace zaměstnance – Skončení zaměstnání“ současně, a to v rámci jednoho podání.
Pokud dojde k obnovení případu, jedná se vždy o novou svědeckou výpověď, a tedy o nový PPV.
