Základné pojmy
e-Formuláre (program MailSender.exe) je program určený na generovanie elektronických formulárov vo formáte PDF a ich následné rozosielanie e-mailom zamestnancom. Tieto formuláre budú obsahovať povinné náležitosti, teda odtlačok pečiatky a faksimile podpisu zamestnávateľa, ktoré nebude možné dodatočne na formulári meniť.
Takto je možné na e-maily Vašich zamestnancov rozosielať tieto formuláre:
- Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch
- Ročné zúčtovanie
- Potvrdenie o zaplatení dane,
- Žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania
- Vyhlásenie k zdaniteľným príjmom
Zamestnávateľ si musí so zamestnancom vopred dohodnúť spôsob rozosielania a ďalej aj spôsob potvrdenia o doručení dokumentu. Tu je možné zvoliť jednu z dvoch variant:
- 1. Zamestnávateľ odošle dokumenty cez MS Outlook z adresy, ktorá bude mať nastavené automatické vyžiadanie potvrdenia o doručení.
- 2. Zamestnanec ihneď po obdržaní dokumentov do svojej mailovej schránky potvrdí cez funkciu „Odpovedať“ doručenie.
Zabezpečenie
PDF súbory je možné uzamknúť heslom rovnako ako elektronické výplatné pásky. Heslo si môže zvoliť zamestnanec sám, môže sa generovať alebo sa použije rodné číslo.
Režim odosielania
- 1. SMTP server – vhodné, ak požadujeme aktívne potvrdenie o doručení. Zamestnanec funkciou Odpovedať“ zo svojej mailovej adresy zašle odpoveď vo vopred dohodnutom formáte.
- 2. Microsoft Outlook – je možné odosielať z mailovej adresy, ktorá má nastavené automatické vyžiadanie potvrdenia o doručení. Zamestnanec iba potvrdí dodanie vo vyskakovacom okne.
Obe varianty odosielania umožňujú nastaviť vlastný text tela a predmetu mailu. Vygenerované formuláre je možné ukladať do preddefinovaného adresára. Kópiu všetkých mailov je možné zároveň odoslať na tzv. Zbernú adresu
